Boekhoudkundig en financieel beheer is gebaseerd op het verwerken en analyseren van verschillende documenten die afkomstig zijn van verschillende bronnen. Bij kleine en middelgrote bedrijven stapelen dergelijke documenten zich echter op, raken ze zoek of loopt de verwerking ervan vertraging op. Er is een reële behoefte om de workflow van deze documenten te organiseren en te volgen voor een geoptimaliseerd, doeltreffend en relevant boekhoudkundig beheer.

Boekhouding impliceert het efficiënt beheer van documenten en gegevens

In ondernemingen en kleine en middelgrote bedrijven worden verschillende documenten op diverse manieren aan verschillende personen verzonden die betrokken zijn bij het beheren en verwerken van deze documenten. Deze documenten komen via verschillende bronnen binnen, waardoor het verwerken en gebruiken van documenten gecompliceerder wordt. Hetzelfde document dat binnen een klein of middelgroot bedrijf circuleert, kan door verschillende personen worden behandeld en eventueel ook gewijzigd. Zodoende kunnen er meerdere versies van hetzelfde document in omloop zijn, waardoor het lastig te achterhalen is welke versie de unieke, echte en geverifieerde informatie bevat. Bovendien hebben ondernemingen vaak meerdere vestigingen of bevinden belangrijke partijen zich buiten het kantoor. Hierdoor wordt een soepele en veilige overdracht van documenten nog problematischer.

In dit digitale tijdperk, het papierloos kantoor, is het niet relevant om terug te vallen op mappen, kopieerapparaten en papieren versies van boekhoudkundige documenten. De overdracht van gegevens, de controle van en de toegang tot verschillende documenten vloeiender laten verlopen, zijn belangrijke uitdagingen geworden voor een beter boekhoudkundig beheer binnen de kleine en middelgrote bedrijven.

43823900_m

Workflow Management: een globale oplossing voor een efficiënt beheer

Tegenwoordig bieden onze programma´s voor boekhoudkundig beheer antwoorden op en oplossingen voor alle uitdagingen in verband met deze kernactiviteiten, teneinde de boekhoudkundig correcte verwerking binnen de onderneming te waarborgen.

Tevens zijn deze programma´s voorzien van een module om de workflow te verbeteren, dat wil zeggen de overdracht en de doorstroom van documenten, ongeacht de afkomst, de aard of de bestemming ervan.

In de praktijk kunt u met Workflow Management het volgende:

  • De scanning centralizeren op één locatie en een papierloze verspreiding realiseren
  • De documentenstroom op een doeltreffende manier volgen
  • Het aantal fotokopieën reduceren tot nul
  • Een centraal archief met documenten bijhouden
  • Digitale documenten vanuit de toepassing terugzoeken en bekijken
  • Flexibele ontwerpen voor verschillende workflows en aanvragen voor goedkeuring maken; goedkeuring is afhankelijk van verschillende criteria
  • Openstaande taken opvolgen met de mogelijkheid om een herinnering in te stellen als een taak nog niet is voltooid

De Workflow Management-module maakt in feite een eind aan het kwijtraken van documenten en de opstapeling van papieren documenten op bureaus. Maar de module zorgt ook voor een betere organisatie, en er kan meer tijd worden bespaard doordat iedereen dankzij digitale documenten toegang heeft tot dezelfde gegevens, wat ook bijdraagt aan het stimuleren van duurzame ontwikkeling binnen het kleine of middelgrote bedrijf en aan het tonen van betrokkenheid bij de maatschappij en het milieu.

iLeo Financials: ervaring en expertise in het optimaliseren van interne processen

iLeo Financials is een geïntegreerde oplossing voor financieel beheer die is voorzien van een Workflow-module waarmee concrete en relevante oplossingen kunnen worden gevonden voor uitdagingen met betrekking tot het beheer van documenten van kleine en middelgrote bedrijven. De module biedt u onder andere de volgende functies :

  • Het beheer van taken en betrokkenen
  • Het beheer van e-mailsjablonen voor e-mails ter verspreiding en aanvragen tot goedkeuring
  • Het beheer van verschillende typen documenten (facturen, bestelbonnen, …) en de werkstroom ervan
  • Het ingeven van documenten vanaf het digitaal overzicht van wachtende documenten
  • Het starten van de workflow op basis van verschillende criteria, zoals het bedrag, de kostenplaats, de kostensoort of de leveranciers
  • Het versturen van aanvragen voor goedkeuring, validatie
  • De status bekijken en digitale documenten openen vanuit de toepassing
  • Archiveren
  • Een dashboard bekijken met openstaande taken en documenten in de wachtrij
  • Een webserver
  • Een workflow engine