La gestion comptable et financière s’appuie sur le traitement et l’analyse de plusieurs documents qui proviennent de différentes sources. Néanmoins, dans les PME, ces documents ont tendance à s’accumuler, se perdre ou à prendre du retard dans leur traitement. Il existe un réel besoin d’organiser le flux et le suivi de ces documents pour une gestion comptable optimisée, efficace et pertiente.
La gestion comptable passe par la gestion des documents et des données.
Dans les entreprises, les différents documents sont envoyés sous différents formats aux différentes personnes impliquées dans leur gestion et traitement. L’afflux de ces documents de nature diverse et de sources multiples complique leur traitement et leur utilisation. Un même document en libre circulation peut être modifié par plusieurs personnes au sein de la PME. Ainsi, plusieurs versions du même document peuvent exister compliquant l’accès à une information unique, vraie et vérifiée. En outre, les entreprises sont souvent dotées de plusieurs sites ou possèdent des acteurs majeurs localisés hors des bureaux. Dans ce contexte, la transmission fluide et sécurisée des documents devient encore plus problématique.
A l’heure de la dématérialisation, le recours aux classeurs, photocopies et papiers n’est plus pertinent. La fluidification de la transmission des données, le contrôle et l’accès aux différents documents pour une meilleure gestion globale de la comptabilité sont devenus des enjeux majeurs pour les PME.
Le Workflow Management : une solution globale pour une gestion optimisée
Aujourd’hui, les logiciels de gestion financière ont pour objectif d’apporter des réponses et des solutions à tous les enjeux de cette activité centrale garante de la pérennité financière des entreprises et PME.
Les logiciels sont ainsi dotés d’un module visant à améliorer le Workflow Management, c’est-à-dire la transmission et le flux de documents quelle que soit leur origine, leur nature ou leur destination.
Concrètement, le Workflow Management permet d’établir
- Un scanning à un endroit unique et une distribution dématérialisée
- Un suivi efficace du flux de documents
- La réduction du nombre de photocopies à zéro
- L’archivage centralisé des documents
- La recherche, la visualisation et l’accès aux documents informatisés à partir de l’application
- Le design flexible des différents flux et demandes de validation – approbation en fonction de plusieurs critères
- Le suivi des tâches ouvertes avec la possibilité de programmer un rappel si une tâche est restée inachevée
Concrètement, le module Workflow Management permet de mettre un terme à la perte des documents et l’accumulation de documents papiers qui s’empilent sur les bureaux. Mais il permet aussi une meilleure organisation, un gain de temps sans oublier que la dématérialisation des documents qui rend possible l’accès aux mêmes données pour tout le monde contribue aussi à promouvoir le développement durable au sein de la PME et à marquer son engagement sociétal et environnemental.
Synchro Financials : l’expérience et le savoir-faire au service de l’optimisation des processus internes
Synchro Financials est une solution intégrée de gestion financière dotée d’un module Workflow permettant d’apporter des réponses concrètes et pertinentes aux enjeux relatifs à la gestion des documents de la PME. Le module contient entre autre :
- La gestion des tâches et des acteurs
- La gestion des templates pour les emails de distribution et demandes d’approbation
- La gestion des types de documents (Factures, bons de commande, …) et leur workflow
- L’encodage assisté des documents à partir de l’aperçu des documents en attente
- Le lancement des flux en fonction de plusieurs critères comme le montant, le centre de coûts ou les fournisseurs par exemple
- Le lancement de demandes d’approbation, validation
- La visualisation du statut et l’accès aux documents informatisés à partir de l’application
- L’archivage
- Un Dashboard des tâches ouvertes et documents en attente
- Un Serveur web
- Un Moteur workflow